Connect with us

What are you looking for?

NGHỀ NGHIỆP

Hướng dẫn nghề nghiệp: Điều phối viên Sự kiện (Event Operations Cordinator)

Còn được gọi là: Director of Event Operations, Events Coordinator

Điều phối viên hoạt động sự kiện chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh hậu cần của việc tổ chức một sự kiện, từ ý tưởng đến dọn dẹp.

Điều phối viên Hoạt động Sự kiện Làm gì?

Việc tập hợp một số lượng lớn người cho một buổi hòa nhạc, hội nghị, biểu diễn sân khấu, gây quỹ hoặc lễ hội có thể vô cùng bổ ích, nhưng để làm đúng cách thì cần có sự nghiên cứu, lập kế hoạch và phối hợp xuất sắc. Điều phối viên hoạt động sự kiện chịu trách nhiệm về mọi khía cạnh của sự kiện mà họ quản lý và đảm bảo rằng mọi người đang nói về chúng vì tất cả các lý do đúng thay vì sai – chẳng hạn như địa điểm được trang bị kém, kiểm soát đám đông không đầy đủ hoặc một sự cố nguy hiểm. Các nhân viên vận hành sự kiện giỏi có khả năng kỳ lạ trong việc nhìn vào tương lai của một tình huống, xem điều gì có thể xảy ra sai và lập kế hoạch cho nó. Khi nói đến việc lập kế hoạch và thực hiện một sự kiện trực tiếp, những người điều phối hoạt động sự kiện sẽ làm tất cả: họ dò tìm các địa điểm và mang đến những thiết bị còn thiếu; ký hợp đồng với các nhà cung cấp thực phẩm, phòng tắm và các nhu yếu phẩm khác; thuê tất cả nhân viên sự kiện, bao gồm cả an ninh; tạo và đăng các bảng chỉ dẫn cần thiết; làm việc thông qua hậu cần liên quan đến địa điểm và thời tiết; và giám sát việc dọn dẹp sau đó. Nếu cần giấy phép hoặc nếu hợp đồng có quy định về giới nghiêm, điều phối viên hoạt động sự kiện sẽ tìm kiếm và duy trì các lệnh đó — và khi xảy ra bất kỳ vấn đề nào, nhiệm vụ của họ là có mặt tại chỗ, quản lý tình hình. Mặc dù trách nhiệm chính của họ là hậu cần cho các sự kiện, nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi, điều phối viên hoạt động sẽ đảm nhận một số nhiệm vụ của nhà sản xuất buổi hòa nhạc / sự kiện, bao gồm đặt chỗ tài năng, vận chuyển và giám sát việc cho thuê và bảo trì thiết bị âm thanh và video. hoặc nếu hợp đồng có quy định về giới nghiêm, điều phối viên hoạt động sự kiện tìm kiếm và duy trì các lệnh đó — và khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, nhiệm vụ của họ là có mặt tại chỗ, quản lý tình hình. Mặc dù trách nhiệm chính của họ là hậu cần cho các sự kiện, nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi, điều phối viên hoạt động sẽ đảm nhận một số nhiệm vụ của nhà sản xuất buổi hòa nhạc / sự kiện, bao gồm đặt chỗ tài năng, vận chuyển và giám sát việc cho thuê và bảo trì thiết bị âm thanh và video. hoặc nếu hợp đồng có quy định về giới nghiêm, điều phối viên hoạt động sự kiện tìm kiếm và duy trì các lệnh đó — và khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, nhiệm vụ của họ là có mặt tại chỗ, quản lý tình hình. Mặc dù trách nhiệm chính của họ là hậu cần cho các sự kiện, nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi, điều phối viên hoạt động sẽ đảm nhận một số nhiệm vụ của nhà sản xuất buổi hòa nhạc / sự kiện, bao gồm đặt chỗ tài năng, vận chuyển và giám sát việc cho thuê và bảo trì thiết bị âm thanh và video.

Cân bằng cuộc sống công việc

Đối với những người điều phối hoạt động sự kiện, cuộc sống có thể không thể đoán trước được. Lịch trình của họ rất khác nhau tùy thuộc vào việc một sự kiện quy mô lớn sắp diễn ra hay đang diễn ra. Điều phối viên sự kiện luôn có mặt tại các sự kiện mà họ lên kế hoạch, khắc phục sự cố khi chúng phát sinh. Họ là người đầu tiên đến và người cuối cùng rời đi, sắp xếp và ở lại muộn để đảm bảo việc dọn dẹp hoàn tất, nhà cung cấp được trả tiền và khán giả vui vẻ. Giữa các sự kiện, họ thường có nhiều chỗ thở hơn và có thể chỉ có những nhiệm vụ hành chính nhỏ cần giải quyết cho đến khi bắt đầu sự kiện tiếp theo. Công việc có thể đòi hỏi một số chuyến đi du lịch, đặc biệt là đối với những người giỏi nhất trong doanh nghiệp, những người luôn có nhu cầu cao.

Kỹ năng nghề nghiệp

Các điều phối viên hoạt động sự kiện thường làm việc cho các công ty tổ chức sự kiện độc lập, có thể đảm nhận nhiều sự kiện như công việc hoặc chuyên về một số loại cụ thể, chẳng hạn như đám cưới, lễ hội, chuyến du lịch hoặc hội nghị. Điều phối viên hoạt động sự kiện cũng có thể làm việc tại nhà cho các công ty sở hữu và thuê các không gian tổ chức sự kiện lớn, như sân hội chợ, phòng khiêu vũ và phòng tổ chức sự kiện. Một số điều phối viên sự kiện hoàn toàn là công việc tự do, nhưng do yêu cầu lao động cao trong việc tổ chức các sự kiện trực tiếp, nên việc tập hợp các nguồn lực trong một công ty dù quy mô nhỏ là điều phổ biến hơn nhiều.

Kỹ năng chuyên nghiệp

  • Lập kế hoạch và quản lý sự kiện
  • Logistics / vận hành
  • Thuê mướn
  • Lập ngân sách
  • Thương lượng
  • Hợp đồng
  • Quản lý nhân sự
  • Bảo vệ
  • Liên lạc
  • Giải quyết vấn đề

Kỹ năng giao tiếp

Để nói rằng vị trí này đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết sẽ là một cách nói thô thiển. Đối với điều phối viên hoạt động sự kiện, chi tiết  công việc. Các nhân viên vận hành sự kiện giỏi có khả năng kỳ lạ trong việc nhìn vào tương lai của một tình huống, xem điều gì có thể xảy ra sai và lập kế hoạch cho nó. Họ thận trọng, thông minh và siêu đề phòng các vấn đề tiềm ẩn, đó là tất cả để nói rằng họ có kế hoạch dự phòng cho các kế hoạch dự phòng của họ. Họ cũng là những người đa nhiệm xuất sắc, những người quan tâm sâu sắc đến hiệu quả và quản lý tài nguyên.

Tạp chí Âm nhạc